Términos claros para avanzar.

1. Identificación del prestador

El Servicio lo presta Carlos Felipe Sarmiento Ríos, persona natural comerciante, identificado con NIT 1098664946-9, inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bucaramanga con la matrícula 05-319891-01, propietario del establecimiento de comercio "222" (que opera con el nombre comercial Agencia 222), matrícula mercantil 319892, con domicilio en la Carrera 39 # 48-6, Barrio Cabecera del Llano, Bucaramanga, Santander, Colombia (el "Prestador").

El establecimiento de comercio no tiene personería jurídica propia; por eso, para todos los efectos de estos Términos, la parte contratante y responsable es el Prestador. Canales de contacto: hola@tolkbit.com para asuntos generales y privacidad@tolkbit.com para asuntos de datos personales.

2. Definiciones

Las palabras que se escriben con mayúscula inicial tienen el siguiente significado, en singular o en plural:

• Servicio: el conjunto de la Aplicación, la Extensión y el Panel, y las funciones que se describen en estos Términos.
• Aplicación: el programa para macOS que convierte la voz del Usuario en texto y lo escribe en el programa que esté usando.
• Extensión: la extensión de Google Chrome que transcribe reuniones de Google Meet y de Zoom en el navegador a partir de los subtítulos que genera la propia plataforma.
• Panel: el sitio panel.tolkbit.com, donde el Usuario administra su Cuenta y sus Reuniones.
• Usuario: la persona natural mayor de dieciocho (18) años que crea una Cuenta y usa el Servicio.
• Cuenta: el registro personal e intransferible que permite al Usuario usar el Servicio.
• Reunión: el registro guardado de una reunión transcrita: título, fecha, duración, Transcripción y lo que se genere sobre ella.
• Transcripción: el texto de lo dicho en una Reunión, con el nombre de quien habló según lo muestra la plataforma.
• Contenido: los dictados, las Transcripciones, las notas, los comentarios y lo que la inteligencia artificial genera a pedido del Usuario.
• Participantes: las personas, distintas del Usuario, que hablan en una Reunión.
• Plan: la modalidad de uso de la Cuenta (Gratis, Pro o Equipo), con los límites de la cláusula 6.
• Suscripción: el contrato de pago periódico, mensual o anual, de un Plan pagado.
• Revendedor: Polar Software, Inc., sociedad de los Estados Unidos que vende las Suscripciones, cobra, emite el recibo y liquida los impuestos que correspondan.
• Equipo: el grupo de Cuentas que comparten el Plan Equipo.
• Titular del Equipo: el Usuario que crea un Equipo y lo paga, o la persona o empresa por cuenta de quien lo hace.
• Administrador: el Titular del Equipo y los Usuarios que este designe para administrar el Equipo.
• Miembro: cada Usuario que forma parte de un Equipo.
• Espacio: la carpeta de un Equipo en la que se agrupan Reuniones.
• Crédito de IA: la unidad que se descuenta cada vez que el Usuario pide a la inteligencia artificial un acta, un resumen o una respuesta sobre una o varias Reuniones.
• Política de Privacidad: la política de tratamiento de datos personales publicada en tolkbit.com/privacidad, que forma parte de estos Términos.

3. Objeto y descripción del Servicio

Por medio de estos Términos el Prestador concede al Usuario el derecho de usar el Servicio en las condiciones aquí previstas, y el Usuario se obliga a usarlo conforme a ellas.

El Servicio permite: (i) dictar texto en macOS, con corrección opcional mediante inteligencia artificial; (ii) transcribir reuniones de Google Meet y de Zoom en el navegador Google Chrome, en Mac y en Windows, a partir de los subtítulos que genera la plataforma, sin grabar audio ni video; (iii) leer, buscar, exportar, compartir y borrar las Reuniones; (iv) pedir a la inteligencia artificial actas, resúmenes y respuestas sobre las Reuniones; y (v) en el Plan Equipo, trabajar en grupo con Espacios y un diccionario común.

A la fecha de esta versión, el Servicio no funciona en la aplicación de escritorio de Zoom ni en Microsoft Teams, y el dictado no está disponible para Windows, iOS ni Android.

El Servicio es un producto nuevo en desarrollo activo. Sus funciones pueden cambiar o fallar, con los alcances que establece la cláusula 18.

4. Aceptación, capacidad y ámbito territorial

4.1 Aceptación electrónica. El Usuario acepta estos Términos marcando la casilla correspondiente al crear la Cuenta. Conforme a la Ley 527 de 1999, esa manifestación por medios electrónicos tiene plena validez. El Prestador conserva constancia de la fecha, la hora y la versión aceptada.

4.2 Capacidad. El Servicio está dirigido exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. Al crear la Cuenta, el Usuario declara tener esa edad. Si el Prestador conoce que una Cuenta pertenece a un menor de edad, la cerrará y suprimirá sus datos.

4.3 Ámbito territorial. El Servicio no se ofrece a personas ubicadas en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido. Al crear la Cuenta, el Usuario declara no encontrarse en esos territorios. Si la declaración resulta falsa, el Prestador podrá cerrar la Cuenta.

4.4 Uso profesional. Quien use el Servicio en nombre de una empresa u organización declara que tiene facultades para obligarla. En ese caso, las obligaciones de estos Términos recaen también sobre ella.

5. La Cuenta

5.1 Creación. La Cuenta se crea en panel.tolkbit.com/crear con un correo electrónico y una contraseña, y con la aceptación de cuatro casillas, que vienen desmarcadas: la autorización de tratamiento de datos personales, la aceptación de estos Términos, la declaración de no encontrarse en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido, y la de ser mayor de edad. La Cuenta solo se activa cuando el Usuario confirma su correo con el enlace que recibe.

5.2 Invitaciones. También puede crearse una Cuenta mediante una invitación del Prestador, de otro Usuario que comparte una Reunión o de un Equipo. El enlace de invitación es de un solo uso, vence a los siete (7) días y exige las mismas casillas.

5.3 Plan inicial. Toda Cuenta inicia en el Plan Gratis, salvo que el Usuario pague un Plan o ingrese a un Equipo. Si el Prestador concede un Plan superior por un tiempo determinado, la invitación lo indica con su fecha de vencimiento; vencido ese plazo, la Cuenta pasa al Plan Gratis sin pérdida de Contenido.

5.4 Uso personal y seguridad. La Cuenta es personal e intransferible. El Usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de todo lo que se haga con su Cuenta. Debe informar al Prestador sin demora cualquier uso no autorizado. Para que un tercero lea una Reunión, el Usuario debe compartirla (cláusula 11), nunca entregar su contraseña.

5.5 Navegadores vinculados. Para que la Extensión guarde Reuniones, el Usuario vincula cada navegador a su Cuenta, con un máximo de dos (2) en el Plan Gratis y cinco (5) en los Planes Pro y Equipo. Si el Plan baja y el Usuario excede el máximo, dispondrá de cinco (5) días para elegir cuáles conserva; si no elige, se conservan los usados más recientemente.

5.6 Cierre por incumplimiento. El Prestador puede suspender o cerrar una Cuenta que se use en contravención de estos Términos o de la ley, informando al Usuario el motivo. Salvo urgencia o riesgo para terceros, antes de hacerlo le dará la oportunidad de explicarse.

6. Planes, límites y uso razonable

6.1 Límites por Plan.

Recibir Reuniones compartidas no tiene límite en ningún Plan, y las Reuniones recibidas no se cuentan entre las guardadas por el Usuario.

6.2 Créditos de IA. Cada solicitud a la inteligencia artificial descuenta un Crédito de IA. Volver a abrir un resultado ya generado no descuenta Créditos. Agotados los Créditos del mes, la inteligencia artificial se pausa hasta el mes siguiente; las demás funciones siguen disponibles.

6.3 Al alcanzar los límites del Plan Gratis. Superadas las 12 Reuniones del mes, la Reunión se guarda completa, pero en el Panel solo se muestra un fragmento inicial hasta el mes siguiente o hasta un cambio de Plan. Alcanzadas las 30 Reuniones guardadas, las nuevas no se guardan hasta que el Usuario borre alguna o cambie de Plan. Una Reunión en curso nunca se interrumpe. Agotada la corrección del dictado, el dictado sigue funcionando sin corrección.

6.4 Uso razonable. Las funciones "sin límite" o "sin tope" están previstas para el uso de una persona en su trabajo habitual. La corrección del dictado se limita a cinco mil (5.000) dictados corregidos al mes; superado ese número, el dictado continúa sin corrección hasta el mes siguiente. Si el Prestador detecta un uso automatizado o un consumo que no corresponde a una sola persona, lo informará primero al Usuario para buscar una solución, y solo si no obtiene respuesta limitará la Cuenta.

6.5 Precios. El Plan Gratis no tiene costo. El Plan Pro cuesta quince dólares de los Estados Unidos (USD 15) al mes o ciento cuarenta y cuatro (USD 144) al año. El Plan Equipo cuesta veinte (USD 20) al mes o ciento ochenta (USD 180) al año por cada asiento. Mientras esté vigente el precio de lanzamiento, el Plan Pro cuesta diez (USD 10) al mes o noventa y seis (USD 96) al año, y el Plan Equipo quince (USD 15) al mes o ciento cuarenta y cuatro (USD 144) al año por asiento. Quien contrate con precio de lanzamiento lo conserva mientras no cancele su Suscripción.

7. Pago y Suscripciones

7.1 Aceptación previa. Antes de dirigir al Usuario a la página de pago, el Panel le pide aceptar expresamente, mediante una casilla, las condiciones de esta cláusula y las de devolución de la cláusula 8, incluido que la prestación del Servicio comienza de inmediato.

7.2 El Revendedor. El pago de los Planes lo procesa el Revendedor, que vende la Suscripción, cobra, emite el recibo, liquida los impuestos aplicables y custodia los datos de la tarjeta. El Servicio lo presta el Prestador conforme a estos Términos. El Prestador no recibe ni almacena los datos de la tarjeta del Usuario. El Revendedor puede exigir la aceptación de sus propias condiciones de compra.

7.3 Moneda. Los precios, los cobros, los recibos y las devoluciones se expresan en dólares de los Estados Unidos. El valor final en la moneda del Usuario depende de la tasa de cambio que aplique su entidad financiera.

7.4 Información previa. Antes del pago, el Usuario ve en una misma pantalla el Plan, la periodicidad, el precio total (en el Plan Equipo, el número de asientos), los impuestos que apliquen en su país y la renovación automática, conforme al artículo 50 de la Ley 1480 de 2011.

7.5 Renovación automática. La Suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo, mensual o anual, en la misma fecha del primer pago, hasta que el Usuario la cancele. La fecha del próximo cobro se muestra siempre en el Panel. Con al menos quince (15) días de anticipación a la renovación de una Suscripción anual, el Prestador informa al Usuario por correo electrónico la fecha y el valor del cobro.

7.6 Cancelación. El Usuario puede cancelar su Suscripción en cualquier momento desde el Panel, sin expresar causa, sin permanencia mínima y sin penalidad. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado, durante el cual el Plan se mantiene, y no se generan cobros posteriores. No se reembolsa la parte no utilizada del periodo, salvo en los casos de la cláusula 8.

7.7 Paso al Plan Gratis. Terminada la Suscripción, la Cuenta pasa al Plan Gratis sin pérdida de Contenido: las Reuniones existentes siguen completas, legibles y exportables, y los límites del Plan Gratis se aplican solo a lo nuevo.

7.8 Cobro fallido. Si un cobro no se logra, el Revendedor lo reintenta durante algunos días, en los que el Plan se mantiene. Si no se logra, la Cuenta pasa al Plan Gratis en los términos del numeral anterior.

7.9 Cambios de precio. Todo cambio de precio se informa por correo con treinta (30) días calendario de anticipación, indicando el precio anterior, el nuevo y la fecha desde la que aplica. El Usuario que no lo acepte puede cancelar antes de esa fecha sin que se le cobre el nuevo precio. El precio nunca cambia dentro de un periodo ya pagado, y el precio de lanzamiento no aumenta mientras la Suscripción no se cancele.

7.10 Borrado de la Cuenta con un Plan pagado. Si el Usuario borra su Cuenta con una Suscripción vigente, el Prestador la cancela en ese momento y no se generan nuevos cobros. Lo pagado no se reembolsa, salvo en los casos de la cláusula 8. El Titular de un Equipo con otros Miembros debe cerrarlo antes de borrar su Cuenta (cláusula 9).

7.11 Recibos. El recibo de cada pago lo emite el Revendedor. Si el Usuario necesita un soporte adicional para su contabilidad, puede solicitarlo a hola@tolkbit.com.

8. Devoluciones de dinero

Esta cláusula reúne todos los casos en que el Prestador devuelve dinero al Usuario, los casos en que no lo hace, y la forma y el plazo de cada devolución.

8.1 Derecho de retracto en la primera compra. De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el Usuario puede retractarse de la primera compra de un Plan que haga con su Cuenta, mensual o anual, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago, y el Prestador le devolverá la totalidad de lo pagado, aunque ya haya usado el Servicio. Con el retracto se cancela la Suscripción y la Cuenta pasa al Plan Gratis, sin pérdida de Contenido. Este derecho se ejerce una sola vez por Cuenta.

8.2 Compras en las que no procede el retracto. En las demás compras (las renovaciones, los cambios de Plan, los asientos adicionales de un Equipo y cualquier Suscripción contratada después de haber ejercido el retracto), la prestación del Servicio comienza de inmediato con el acuerdo expreso del Usuario, que lo manifiesta en la casilla del numeral 7.1. Por eso, conforme a la excepción del mismo artículo 47 para los servicios cuya prestación ya comenzó con el acuerdo del consumidor, en ellas no procede el retracto. Siguen aplicando los numerales 8.3 a 8.6.

8.3 Reversión del pago. De conformidad con el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y su reglamentación (Decreto 1074 de 2015), si el Usuario pagó con tarjeta de crédito, débito u otro instrumento electrónico, puede solicitar la reversión del pago cuando haya sido objeto de fraude, la operación no haya sido solicitada, el Servicio no se haya prestado o no corresponda a lo ofrecido. Para ello, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al momento en que tuvo noticia de la operación, debe presentar la queja al Prestador y avisar a la entidad emisora del instrumento de pago. El Prestador no pondrá obstáculos al trámite.

8.4 Garantía legal. Si un Plan pagado no funciona conforme a lo descrito y el Prestador no logra corregirlo en un tiempo razonable después del reclamo del Usuario, le devolverá lo pagado por el tiempo en que el Servicio no funcionó, o la totalidad del periodo si la falla impidió usarlo, conforme a los artículos 7 y 11 de la Ley 1480 de 2011 (cláusula 17).

8.5 Cobros indebidos. Si se cobra al Usuario un valor que no corresponde, como un cobro duplicado, un precio distinto del aceptado o un cobro posterior a la cancelación, el Prestador devolverá la diferencia o el valor completo, según el caso.

8.6 Terminación por causas ajenas al Usuario. Si el Prestador deja de ofrecer el Servicio, o cierra una Cuenta sin que medie incumplimiento del Usuario, devolverá la parte proporcional del periodo pagado que no se alcanzó a usar.

8.7 Casos en que no hay devolución. Fuera de los casos anteriores, no se devuelve: (i) la parte no usada del periodo en curso cuando el Usuario cancela su Suscripción, pues el Plan se mantiene hasta el final de ese periodo (numeral 7.6); (ii) el periodo en curso cuando el Titular reduce los asientos de un Equipo (numeral 9.2); (iii) lo pagado cuando un Miembro sale de un Equipo o el Titular lo cierra (cláusula 9); y (iv) lo pagado cuando el Prestador cierra una Cuenta por incumplimiento grave del Usuario (numeral 5.6). En todos ellos aplican igualmente los numerales 8.1 y 8.3 a 8.5 si se cumplen sus condiciones.

8.8 Cómo se solicita. El Usuario solicita la devolución escribiendo a hola@tolkbit.com desde el correo de su Cuenta, indicando el motivo, salvo en el retracto, que no exige expresar causa. El Prestador responde dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

8.9 Forma y plazo de la devolución. Toda devolución se hace en dólares de los Estados Unidos, por el mismo medio con que el Usuario pagó, a través del Revendedor, sin descuentos ni retenciones de ningún tipo. El Prestador la hará lo antes posible y a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud procedente; ese es el plazo máximo del Prestador para devolver, no un plazo del Usuario para pedir la devolución, que es el que señala cada numeral. El tiempo en que el dinero se refleja en la cuenta del Usuario depende de su entidad financiera, y el valor en su moneda puede variar por la tasa de cambio.

9. El Plan Equipo

9.1 Naturaleza. Un Equipo es un grupo de Cuentas que comparten el Plan Equipo. Cada Miembro conserva su propia Cuenta y su contraseña. El Plan Equipo da a cada Miembro reuniones sin límite, la inteligencia artificial sin tope y el dictado corregido, y al Equipo un diccionario común y los Espacios. Los consumos de un Miembro no se descuentan de los de otro.

9.2 Pago y asientos. El Titular del Equipo paga por asiento, conforme a las cláusulas 7 y 8. Cada Miembro ocupa un asiento, incluido el Titular. Un Equipo tiene entre dos (2) y veinte (20) asientos. El Titular puede aumentar o reducir los asientos desde el Panel: el aumento se cobra en ese momento en proporción al tiempo que resta del periodo; la reducción surte efecto desde el periodo siguiente, sin reembolso del periodo en curso. No se pueden reducir por debajo del número de Miembros más las invitaciones pendientes. Los Miembros se invitan y se retiran desde el Panel, no desde la página del Revendedor.

9.3 Administración. El Titular administra el Equipo y puede designar otros Administradores. Los Administradores pueden invitar y retirar Miembros, ver los nombres y correos de los Miembros, ver las invitaciones pendientes y crear Espacios. Solo el Titular puede modificar los asientos, la Suscripción y los Administradores, y cerrar el Equipo.

9.4 Titularidad de lo grabado en un Equipo. Desde la fecha de su ingreso a un Equipo, las Reuniones que el Miembro guarda con el Servicio pertenecen al Equipo: el Titular y los Administradores pueden verlas, leerlas, buscarlas, consultarlas con la inteligencia artificial, incluirlas en Espacios y borrarlas, y el Miembro no puede borrarlas ni excluirlas del Equipo. Las Reuniones anteriores al ingreso siguen siendo exclusivas del Miembro, salvo que él decida compartirlas. Las notas personales del Miembro y sus consultas a la inteligencia artificial son privadas mientras permanezca en el Equipo. El Panel se lo recuerda de forma permanente. Para asuntos personales, el Miembro debe usar otra Cuenta.

9.5 Espacios. Los Administradores pueden crear Espacios para todo el Equipo o para los Miembros que elijan, con permiso de "solo ver" o de "ver y añadir". Lo incluido en un Espacio lo ven todos sus integrantes. Quien tiene permiso de añadir puede incluir sus Reuniones, también las anteriores a su ingreso, que así quedan compartidas, y fijar reglas para que sus Reuniones se incluyan automáticamente; los Administradores pueden fijar reglas para todas las Reuniones del Equipo. Ninguna regla incluye Reuniones anteriores al ingreso del Miembro. Retirar una Reunión de un Espacio, o borrar un Espacio, no borra la Reunión. Las consultas a la inteligencia artificial sobre un Espacio descuentan un Crédito de IA de quien consulta y su respuesta no se guarda.

9.6 Ingreso. El ingreso a un Equipo es por invitación, que vence a los siete (7) días. Antes de ingresar, el Miembro debe aceptar expresamente, mediante una casilla, lo previsto en el numeral 9.4. Si el invitado no tiene Cuenta, la crea con la invitación, y esa Cuenta pertenece al Equipo. Un Usuario solo puede pertenecer a un Equipo a la vez. Si el Miembro tenía una Suscripción Pro propia, esta se cancela al final del periodo pagado, sin nuevos cobros y sin reembolso, salvo que proceda el retracto del numeral 8.1.

9.7 Retiro. El Miembro puede retirarse en cualquier momento, y los Administradores pueden retirarlo; en ambos casos se le avisa por correo. Con el retiro: (i) las Reuniones grabadas en el Equipo quedan en poder del Titular, con las notas personales del Miembro sobre ellas, y se borran sus consultas a la inteligencia artificial sobre ellas; (ii) si la Cuenta fue creada por la invitación del Equipo y no tenía Reuniones anteriores, se elimina, con aviso por correo; y (iii) si la Cuenta ya existía, el Miembro la conserva con sus Reuniones anteriores y vuelve de inmediato a su Plan anterior. Si un Miembro borra su Cuenta, primero pasan al Equipo las Reuniones grabadas en él.

9.8 Falta de pago y cierre. Si un cobro del Equipo falla, el Revendedor lo reintenta y mientras tanto el Equipo sigue igual. Si el Equipo deja de pagar, cada Miembro vuelve a su Plan anterior y, hasta que se reanude el pago, nadie ve los Espacios ni las Reuniones de los demás; lo grabado sigue perteneciendo al Equipo. Si el Titular cierra el Equipo, se producen los efectos del retiro de todos los Miembros, se borran los Espacios, el diccionario y las invitaciones, y se avisa a cada Miembro por correo. Lo pagado del periodo en curso no se reembolsa.

10. Tratamiento de datos por encargo en el Plan Equipo

10.1 Roles. Respecto de lo grabado en un Equipo y de los datos de sus Miembros, el Titular del Equipo es el responsable del tratamiento y el Prestador actúa como encargado del tratamiento, en los términos de la Ley 1581 de 2012. Esta cláusula constituye el contrato de transmisión de datos personales previsto en el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.25.5.2) y el Titular la acepta al pagar el Equipo.

10.2 Declaraciones del Titular del Equipo. El Titular declara y garantiza que: (i) informó a cada Miembro, antes de invitarlo, la finalidad con la que tratará lo que grabe en el Equipo; (ii) cuenta con una base legal para ese tratamiento, como la autorización del Miembro o la relación laboral o contractual que los une; y (iii) atenderá los derechos de los Miembros y de los Participantes sobre sus datos.

10.3 Obligaciones del Prestador como encargado. El Prestador se obliga a: (i) tratar los datos solo para prestar el Servicio, conforme a estos Términos y a lo que el Titular disponga en el Panel; (ii) no usarlos para fines propios, no venderlos y no entrenar con ellos ningún sistema de inteligencia artificial; (iii) aplicar las medidas de seguridad de la Política de Privacidad; (iv) permitir el acceso a los datos únicamente a los proveedores que la Política de Privacidad identifica; (v) guardar confidencialidad; (vi) informar al Titular cualquier incidente de seguridad que afecte esos datos; (vii) colaborar con el Titular para atender las consultas y reclamos de los titulares de los datos; y (viii) suprimir los datos cuando el Titular los borre o cierre el Equipo, salvo lo que la ley obligue a conservar.

11. Compartir Reuniones

11.1 Alcance. El Usuario puede dar acceso a una Reunión propia a las personas que elija, indicando su correo. El acceso solo se da a Cuentas del Servicio: no existen enlaces públicos. Si la persona no tiene Cuenta, recibe una invitación de un solo uso que vence a los siete (7) días.

11.2 Iniciativa exclusiva del Usuario. El Prestador nunca comparte Reuniones por su propia cuenta, ni con los invitados del calendario del Usuario, ni con los Participantes. Una Reunión solo la ven otras personas si el Usuario la comparte o si fue grabada en un Equipo.

11.3 Tipos de acceso. El lector puede leer la Reunión, comentarla y exportarla, si el Usuario lo permite. El colaborador puede además cambiar su título y compartirla. Solo el Usuario que la grabó puede borrarla (en un Equipo, también el Titular y los Administradores).

11.4 Qué ve quien recibe. Quien recibe una Reunión ve la Transcripción con los nombres de quienes hablaron, el título, la fecha, la duración y los comentarios, con los mismos límites que tenga la Reunión por el Plan del Usuario. Ve también el nombre del Usuario, o su correo si no registró un nombre. No ve las notas del Usuario ni sus consultas a la inteligencia artificial. Cada persona con acceso tiene sus propias notas y consulta a la inteligencia artificial con sus propios Créditos.

11.5 Exportaciones y comentarios. Lo que una persona con acceso exporte o copie queda fuera del control del Prestador, y retirarle el acceso no lo borra. Los comentarios los ven todas las personas con acceso, con el nombre o el correo de su autor; cada quien borra los suyos y el Usuario puede borrar cualquiera en sus Reuniones.

11.6 Retiro del acceso. El Usuario puede retirar el acceso en cualquier momento, con efecto inmediato y, si lo desea, con aviso por correo a la persona. Quien recibe también puede renunciar al acceso. Al perderlo, se borran sus notas y sus consultas a la inteligencia artificial sobre esa Reunión; sus comentarios permanecen en ella.

11.7 Responsabilidad del Usuario. El Usuario decide con quién comparte y responde por esa decisión. Al indicar el correo de un tercero, declara tener una razón legítima para enviarle la Reunión. Antes de compartirla debe considerar si los Participantes esperarían que esa persona la conozca, y respetar los acuerdos de confidencialidad que lo obliguen (cláusula 15).

11.8 Borrado. Si el Usuario borra una Reunión o su Cuenta, la Reunión desaparece para todas las personas con acceso, con sus comentarios, notas y consultas a la inteligencia artificial.

12. Contenido del Usuario y licencia

12.1 Titularidad. El Contenido pertenece al Usuario, con la salvedad del numeral 9.4 para lo grabado en un Equipo. El Prestador no adquiere ningún derecho de propiedad sobre él. Lo que escriben las personas que reciben una Reunión (sus notas, comentarios y consultas) les pertenece a ellas.

12.2 Licencia para prestar el Servicio. El Usuario otorga al Prestador una licencia limitada, no exclusiva, gratuita y revocable para: (i) almacenar el Contenido cuando la función lo requiera (las Reuniones se almacenan; los dictados no); (ii) transmitirlo a los proveedores necesarios para prestar el Servicio, identificados en la Política de Privacidad, y mostrarlo a las personas que el Usuario elija o que la cláusula 9 indique; y (iii) procesarlo para entregar el resultado que el Usuario pide.

12.3 Límites de la licencia. La licencia tiene como única finalidad prestar el Servicio. El Prestador no entrena sistemas de inteligencia artificial con el Contenido, no lo usa con fines publicitarios y no lo comparte con nadie distinto de quienes el Usuario decida. La licencia termina cuando el Usuario borra el Contenido o su Cuenta.

13. Propiedad intelectual del Prestador

El software de la Aplicación, la Extensión y el Panel, su diseño, sus textos y la marca y los signos distintivos de Tolkbit son del Prestador o de sus licenciantes. Partes del Servicio se basan en software de código abierto, que se rige por sus propias licencias.

El Prestador concede al Usuario una licencia personal, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio conforme a estos Términos, mientras su Cuenta esté vigente. Esta licencia no autoriza a copiar, modificar, distribuir, sublicenciar ni explotar comercialmente el Servicio, ni a usar la marca Tolkbit, salvo lo que la ley o las licencias de código abierto permitan.

14. Usos prohibidos

El Usuario se obliga a no:

1. Usar el Servicio para fines ilícitos o contrarios a la moral o al orden público.
2. Transcribir a otras personas sin cumplir los avisos y autorizaciones que exija la ley aplicable (cláusula 15).
3. Revender el acceso al Servicio o permitir que terceros usen su Cuenta.
4. Compartir una Reunión con quien no debería conocerla, o compartir contenido que no tiene derecho a divulgar.
5. Usar las funciones de compartir o de Equipo para que varias personas usen una sola Cuenta o para eludir los límites de su Plan.
6. Intentar alterar el funcionamiento normal del Servicio, acceder a datos de otros Usuarios o a los sistemas del Prestador, o eludir sus medidas de seguridad.
7. Automatizar el consumo para agotar los límites o para eludirlos.

15. Transcripción de terceros

Esta cláusula es esencial. El Usuario debe leerla antes de usar la transcripción de reuniones.

15.1 Naturaleza de la función. La Extensión no graba audio ni video: lee los subtítulos que Google Meet o Zoom generan y guarda ese texto con el nombre que la plataforma muestra de cada Participante, sin agregar ningún participante a la reunión. Esta circunstancia no exime al Usuario de ninguna obligación legal.

15.2 Advertencia. Transcribir una conversación sin el conocimiento de los demás puede ser ilegal en muchas jurisdicciones. Las normas varían por país y, en los Estados Unidos, por estado; en varios se exige el consentimiento de todos los participantes.

15.3 Declaraciones del Usuario. Al usar la transcripción de reuniones, el Usuario declara y garantiza que: (i) está autorizado para usarla en esa reunión; (ii) cumplirá las leyes aplicables, los contratos que haya suscrito y las políticas de su organización; (iii) dará los avisos y obtendrá las autorizaciones necesarias antes de transcribir; y (iv) no la usará para vulnerar derechos de nadie.

15.4 Quién decide. Frente a los Participantes, el Usuario decide qué Reunión transcribir, con quién compartirla y cuándo borrarla, y el Prestador almacena y procesa ese texto por cuenta del Usuario para prestarle el Servicio. En un Equipo, esa decisión corresponde al Titular del Equipo (cláusula 10).

15.5 Lo que el Prestador no hace. El Prestador no determina si en una reunión se requiere el consentimiento de los Participantes, pues desconoce la jurisdicción, los participantes y los compromisos del Usuario, y no presta asesoría legal.

15.6 Aviso automático. Al iniciar una transcripción, el Servicio publica una vez en el chat de la reunión un mensaje que informa que se usa Tolkbit para transcribir los subtítulos y que no se graba audio ni video, con el nombre de la Cuenta. En el Plan Gratis ese aviso no puede desactivarse; en los Planes Pro y Equipo sí, y en ese caso el aviso corre enteramente por cuenta del Usuario. Si el aviso no puede enviarse, el Panel lo informa. El aviso no sustituye la obligación del Usuario, pues puede no ser visto, llegar tarde o ser insuficiente donde la ley exija autorización expresa.

15.7 Compartir y Espacios. Las obligaciones de esta cláusula aplican igualmente al compartir una Reunión o incluirla en un Espacio.

15.8 Responsabilidad. El Usuario responde frente a los Participantes, frente a terceros y frente al Prestador por los perjuicios que cause al incumplir esta cláusula.

16. Inteligencia artificial

El Servicio usa inteligencia artificial para corregir el dictado y para generar actas, resúmenes y respuestas. Sus resultados pueden contener errores: modificar nombres propios correctos, malinterpretar frases, atribuir a una persona lo dicho por otra o afirmar hechos que no ocurrieron. Los resultados son borradores que el Usuario debe revisar antes de usar o enviar, y no constituyen asesoría profesional de ningún tipo. Un acta generada por inteligencia artificial no equivale a un acta aprobada.

17. Garantía y responsabilidad

17.1 Plan Gratis. El Plan Gratis se ofrece en el estado en que se encuentra, sin garantía de disponibilidad ni de funcionamiento.

17.2 Planes pagados. Los Planes pagados cuentan con la garantía legal de la Ley 1480 de 2011: si el Servicio no funciona conforme a lo descrito, el Usuario puede reclamar y el Prestador lo corregirá; si no puede hacerlo en un tiempo razonable, le devolverá el dinero conforme al numeral 8.4.

17.3 Lo que no se garantiza. Sin perjuicio de la garantía legal, el Prestador no garantiza: (i) la disponibilidad ininterrumpida del Servicio; (ii) la exactitud o integridad de las Transcripciones (por ejemplo, Zoom tarda unos segundos en activar sus subtítulos y lo dicho en ese lapso no se registra), por lo que el Usuario debe revisarlas, en especial cifras y nombres; (iii) los resultados de la inteligencia artificial; (iv) que Google Meet y Zoom mantengan el acceso a sus subtítulos; ni (v) que no se pierdan datos, por lo que se recomienda exportar las Reuniones importantes.

17.4 Límite de responsabilidad. En la medida en que la ley lo permita, el Prestador no responde por los perjuicios derivados del uso del Servicio, como textos mal transcritos que se enviaron, Reuniones perdidas o tiempo perdido. Esta limitación no aplica a los perjuicios causados por dolo o culpa grave del Prestador, ni a los derechos que la ley reconoce al consumidor y que no pueden renunciarse. Ninguna cláusula de estos Términos se interpretará en contra de lo dispuesto en los artículos 42 y 43 de la Ley 1480 de 2011.

18. Disponibilidad y cambios del Servicio

El Prestador publica versiones nuevas con frecuencia, que pueden corregir fallas o modificar funciones. Mientras la Aplicación no cuente con la firma de Apple, cada actualización puede hacer que macOS retire los permisos concedidos; la página de instalación explica cómo restablecerlos.

Si el Prestador decide dejar de ofrecer el Servicio, lo informará con al menos treinta (30) días calendario de anticipación para que el Usuario exporte su Contenido, y devolverá la parte no utilizada de lo pagado (numeral 8.6).

19. Vigencia y terminación

19.1 Vigencia. Estos Términos rigen desde su aceptación y mientras exista la Cuenta.

19.2 Terminación por el Usuario. El Usuario puede terminar el contrato en cualquier momento borrando su Cuenta desde el Panel (Ajustes → Borrar mi cuenta), donde antes se le ofrece descargar todas sus Reuniones. También puede desinstalar la Aplicación y retirar la Extensión.

19.3 Terminación por el Prestador. El Prestador puede terminar el contrato por incumplimiento grave de estos Términos, conforme al numeral 5.6.

19.4 Efectos. Con la terminación se cancela la Suscripción vigente (numeral 7.10) y se borran el Contenido y los datos de la Cuenta según la Política de Privacidad: las Reuniones compartidas desaparecen también para quienes las recibieron, el Usuario pierde el acceso a las que le compartieron, y se borran sus notas, comentarios y consultas sobre ellas. Si el Usuario pertenece a un Equipo, aplica además la cláusula 9.

19.5 Inactividad. El Prestador no borra Cuentas por inactividad. Si en el futuro lo hiciera, lo avisará por correo con antelación para que el Usuario pueda exportar su Contenido.

20. Datos personales

El tratamiento de los datos personales del Usuario se rige por la Política de Privacidad, expedida conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, que forma parte integral de estos Términos.

21. Modificaciones de los Términos

21.1 Procedimiento. El Prestador puede modificar estos Términos. Las modificaciones sustanciales se informan por correo electrónico y en el Panel antes de su aplicación, indicando qué cambia y desde cuándo. Para seguir usando las funciones afectadas, el Usuario debe aceptar la nueva versión mediante una casilla; si no la acepta, puede cancelar su Plan o borrar su Cuenta y exportar su Contenido.

21.2 Aplicación de esta versión. Esta versión rige desde el 19 de octubre de 2026 para las Cuentas creadas desde esa fecha. Para las Cuentas anteriores, rige desde que el Usuario la acepte en el Panel; mientras no la acepte, conserva el uso de las funciones que ya tenía, y debe aceptarla para pagar un Plan, compartir una Reunión o ingresar a un Equipo.

22. Ley aplicable y solución de controversias

22.1 Ley aplicable. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012.

22.2 Derechos del consumidor. Nada de lo previsto en estos Términos limita el derecho del Usuario a presentar quejas ante el Prestador, a ejercer la acción de protección al consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio o los jueces competentes, ni ningún otro derecho irrenunciable. El Usuario que resida fuera de Colombia conserva además las protecciones de consumidor de su país que no puedan renunciarse.

22.3 Arreglo directo. Las partes procurarán resolver sus diferencias de manera directa, para lo cual el Usuario puede escribir a hola@tolkbit.com. Este paso es voluntario y no impide acudir directamente a las autoridades.

23. Disposiciones generales

23.1 Integridad. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio.

23.2 Divisibilidad. Si alguna disposición se declara nula o inaplicable, las demás conservan su validez.

23.3 No renuncia. Que el Prestador no exija el cumplimiento de una disposición no implica renuncia a ella.

23.4 Cesión. El Usuario no puede ceder este contrato. El Prestador puede cederlo a una sociedad que constituya para continuar el Servicio, o a quien adquiera el Servicio, con aviso previo al Usuario y sin desmejorar sus condiciones; el Usuario que no esté de acuerdo puede terminar el contrato en los términos del numeral 19.2.

23.5 Notificaciones. Las comunicaciones al Usuario se envían al correo de su Cuenta o se publican en el Panel. Las comunicaciones al Prestador se dirigen a hola@tolkbit.com o, en materia de datos personales, a privacidad@tolkbit.com.

23.6 Fuerza mayor. El Prestador no responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito, incluidas las fallas o los cambios de los proveedores de los que depende el Servicio que estén fuera de su control.

23.7 Idioma. Estos Términos se redactan en español. Si se publica una traducción y existe discrepancia entre las versiones, prevalece la versión en español.

24. Contacto y peticiones, quejas y reclamos

El Usuario puede presentar peticiones, quejas y reclamos a hola@tolkbit.com. El Prestador responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo. Las solicitudes sobre datos personales se dirigen a privacidad@tolkbit.com y se atienden en los plazos de la Política de Privacidad.