Privacidad, sin letra pequeña.

1. Identificación del Responsable

El responsable del tratamiento es Carlos Felipe Sarmiento Ríos, persona natural comerciante, identificado con NIT 1098664946-9, inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bucaramanga con la matrícula 05-319891-01, propietario del establecimiento de comercio "222" (que opera con el nombre comercial Agencia 222), matrícula mercantil 319892, con domicilio en la Carrera 39 # 48-6, Barrio Cabecera del Llano, Bucaramanga, Santander, Colombia (el "Responsable").

• Correo para asuntos de datos personales: privacidad@tolkbit.com
• Correo general: hola@tolkbit.com

El Responsable atiende personalmente las consultas y reclamos sobre datos personales (sección 11).

Casos en que el Responsable actúa como encargado. En dos situaciones, quien decide sobre los datos es otra persona y el Responsable los trata por su cuenta: (i) respecto de las personas que hablan en las reuniones que un Usuario transcribe, quien decide es ese Usuario (sección 6); y (ii) respecto de lo que se graba en un Equipo, quien decide es el Titular del Equipo (sección 5.7).

2. Definiciones

Además de las definiciones de los términos y condiciones de uso (los "Términos"), en esta Política:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Usuario: el Titular que tiene una cuenta en Tolkbit.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial, las convicciones religiosas o políticas, la salud o la vida sexual.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado: la persona que trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Transmisión: la comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento.

3. Principios

El Tratamiento se realiza conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En particular, el Responsable solo trata los datos necesarios para prestar el Servicio, no los vende, no los usa con fines publicitarios y no entrena sistemas de inteligencia artificial con ellos.

4. Resumen

El Servicio tiene dos funciones que tratan los datos de forma muy distinta:

• Dictado: la voz del Usuario se transcribe dentro de su Mac, con un modelo que funciona sin conexión. El audio no sale del equipo. Solo sale el texto transcrito, y únicamente si el Usuario activa la corrección con inteligencia artificial; ese texto no se guarda.
• Reuniones: la Extensión lee los subtítulos que generan Google Meet o Zoom y guarda ese texto en la cuenta del Usuario, para que pueda leerlo, buscarlo, exportarlo, compartirlo y consultarlo con la inteligencia artificial. No se graba audio ni video.

Las secciones 5.1 y 5.4 describen cada recorrido en detalle.

5. Datos que se tratan y sus finalidades

5.1 Corrección del dictado con inteligencia artificial

Si el Usuario activa la corrección con inteligencia artificial, cada dictado sigue este recorrido: (1) el Mac transcribe el audio localmente, y el audio no sale de él; (2) el texto se envía a un servidor del Responsable en Supabase, ubicado en São Paulo, Brasil; (3) ese servidor lo reenvía a Anthropic (Estados Unidos), que lo corrige; y (4) el texto corregido vuelve por el mismo camino y se pega en el programa del Usuario.

• Finalidad: corregir el dictado.
• Conservación: el servidor no guarda el texto. Solo registra que hubo una corrección: fecha, modelo, cantidad de fragmentos de texto (tokens) y costo, para controlar el límite mensual y el costo del Servicio.
• Anthropic, según su política publicada, no usa ese texto para entrenar sus modelos y lo borra a los treinta (30) días, salvo que se marque como violación de sus normas de uso, caso en el que puede conservarlo hasta dos (2) años.

Si el Usuario desactiva la corrección, el texto no sale de su Mac.

5.2 La cuenta

Se tratan, en Supabase (São Paulo):

• el correo electrónico;
• la contraseña, cifrada e ilegible incluso para el Responsable;
• el nombre, solo si el Usuario lo registra, que se usa en el aviso a los participantes (sección 5.5) y para que lo identifiquen quienes reciben sus reuniones o integran su Equipo;
• el plan, su fecha de inicio, sus límites y el consumo del mes;
• los navegadores vinculados, con su nombre corto y sus fechas de vinculación y último uso;
• las preferencias del Usuario;
• la forma en que se creó la cuenta (desde la web o por invitación) y el plan elegido;
• si la cuenta se creó desde la web, de dónde llegó la persona: el tipo de origen (un buscador, un asistente de inteligencia artificial, una red social, una campaña, otro sitio o directo), el sitio o la campaña que la trajo, la página de tolkbit.com donde entró y, si quiso contestarla, su respuesta a la pregunta opcional "¿Cómo nos encontraste?";
• si la cuenta se creó por invitación: quién invitó, el plan y su vencimiento, el motivo y, si fue para una reunión o un Equipo, cuál;
• la constancia de aceptación: fecha, hora y versión de esta Política y de los Términos, y la fecha de las declaraciones de no encontrarse en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido y de ser mayor de edad;
• si la cuenta se cerró, la fecha y el motivo, y la fecha de creación de la cuenta.

Finalidad: crear y administrar la cuenta, aplicar los límites del plan y probar la autorización otorgada. El origen sirve para saber qué canales traen cuentas y decidir dónde dar a conocer el Servicio: no se usa para publicidad, no se entrega a terceros, no se combina con datos de otras fuentes y en el panel administrativo solo se ve como cifras. El Responsable no solicita teléfono, documento de identidad ni dirección.

5.3 Pagos

Si el Usuario paga un plan, el pago lo procesa Polar Software, Inc. (Estados Unidos) como revendedor: vende el plan, cobra, emite el recibo y liquida los impuestos. Los datos de la tarjeta se ingresan en la página de Polar y el Responsable nunca los recibe.

El Responsable entrega a Polar el número interno de la cuenta, el correo, el plan y, en el Plan Equipo, el número de asientos, para que Polar sepa a quién activar el plan. Polar le devuelve avisos sobre la suscripción (activación, renovación, cambio de asientos, cancelación o cobro fallido). El Responsable conserva el estado de la suscripción, su periodicidad, las fechas de pago y de próximo cobro, el precio congelado y los identificadores que asigna Polar, además de cada aviso recibido, sin datos de la tarjeta.

• Finalidad: gestionar la suscripción, aplicar el plan pagado y conciliar cobros e impuestos.
• Polar trata los datos de pago como responsable de ese cobro, según su propia política (https://polar.sh/legal/privacy-policy).

5.4 Reuniones transcritas

La Extensión lee los subtítulos que genera la plataforma de la reunión y, si hace falta, le pide activarlos en la sesión del Usuario. No graba audio ni video y no agrega participantes a la reunión. Funciona en Google Meet y en Zoom en el navegador, con Google Chrome, en Mac y en Windows.

Se guardan en Supabase (São Paulo):

• el título, la plataforma, las fechas y horas de inicio y fin, y la duración;
• la transcripción línea por línea, con el nombre de quien habló según lo muestra la plataforma y el momento;
• si se avisó a los participantes y cómo (sección 5.5);
• lo que la inteligencia artificial genera sobre la reunión: actas, resúmenes, tareas y respuestas, con la pregunta formulada;
• las notas del Usuario, que son privadas aunque comparta la reunión;
• los comentarios de las personas con acceso, con su autor y fecha;
• a quién se compartió, con qué tipo de acceso, quién lo dio, cuándo y si ya la abrió.

Finalidad: permitir al Usuario leer, buscar, exportar, compartir, borrar y consultar con la inteligencia artificial sus reuniones.

Quién accede: el Usuario; las personas con quienes él la comparta; y, si la reunión se grabó en un Equipo, las personas que indica la sección 5.7. Esta restricción la impone la base de datos y no solo la aplicación. El panel administrativo no muestra el contenido de las reuniones (sección 5.10).

Inteligencia artificial: cuando el Usuario, o quien recibió la reunión, pide un acta, un resumen o una respuesta, el texto de la reunión se envía a Anthropic, en las condiciones de la sección 5.1, con cargo a los créditos de quien hace la solicitud. Si nadie usa la inteligencia artificial, la transcripción no sale del servidor.

Conservación: mientras exista la cuenta, con los límites del plan (el Plan Gratis guarda hasta treinta (30) reuniones; las recibidas de otros no cuentan). El Responsable no borra datos por inactividad; si lo hiciera en el futuro, lo avisará con antelación. Si el plan baja, no se borra nada. El Usuario puede borrar cualquier reunión propia en cualquier momento (sección 12).

5.5 Aviso a los participantes

Al iniciar la transcripción, el Servicio publica una vez en el chat de la reunión un mensaje como: *"[Nombre] está usando Tolkbit para transcribir el texto de los subtítulos de esta reunión. No graba audio ni video."* Usa el nombre registrado en la cuenta, nunca el correo; si no hay, el nombre que muestra Google Meet, y si tampoco existe, "Una persona de esta reunión". Se publica en español o en inglés según el idioma de Chrome. En el Plan Gratis no puede desactivarse; en los Planes Pro y Equipo sí, y entonces el aviso corre por cuenta del Usuario. Si no puede enviarse, el Panel lo informa y entrega el texto para enviarlo a mano.

5.6 Reuniones compartidas

Una reunión solo se comparte por decisión del Usuario, persona por persona; el Responsable nunca la comparte por su cuenta. Al compartir:

• quien recibe ve la transcripción con los nombres de quienes hablaron, el título, la fecha, la duración, los comentarios y el nombre del Usuario (o su correo, si no registró un nombre), con los mismos límites de su plan;
• el Usuario y los colaboradores ven el correo, el tipo de acceso y si cada persona abrió la reunión;
• no se comparten las notas del Usuario ni sus consultas a la inteligencia artificial;
• si se comparte con un correo sin cuenta, se guarda ese correo para enviar la invitación y, si no se acepta, se borra treinta (30) días después de su vencimiento; quien indica el correo declara tener una razón legítima para enviarle la reunión;
• lo que alguien exporta mientras tiene acceso queda en su poder y retirarle el acceso no lo borra;
• al retirar el acceso, la persona deja de ver la reunión y se borran sus notas y consultas sobre ella; sus comentarios permanecen hasta que se borre la reunión o su cuenta.

5.7 Equipos y Espacios

Roles. Lo que se graba en un Equipo pertenece a quien lo paga (normalmente una empresa), que decide quién lo ve y qué se hace con ello y responde ante los Miembros como responsable. El Responsable lo trata como encargado, por cuenta del Titular del Equipo, conforme a la cláusula 10 de los Términos. Lo grabado antes de ingresar al Equipo sigue rigiéndose por esta Política.

Datos adicionales que se tratan: el nombre del Equipo; sus integrantes, con su rol (Titular, Administrador o Miembro), su fecha de ingreso y la fecha en que aceptaron que lo grabado desde ese día pertenece al Equipo; cuántas reuniones grabó cada uno en el Equipo y si su cuenta la creó el Equipo; los correos de las personas invitadas mientras la invitación esté pendiente; las palabras del diccionario del Equipo y quién las agregó; y los Espacios, con su nombre, descripción, integrantes, reglas, reuniones, quién las añadió y la última visita de cada integrante.

Finalidades: prestar el Plan Equipo a cada Miembro y cobrar los asientos; permitir que el Titular y los Administradores vean y conserven lo grabado en el Equipo; y mostrar las reuniones de cada Espacio a sus integrantes.

Acceso:

• el Titular y los Administradores ven las reuniones grabadas en el Equipo, con su transcripción y comentarios, mientras el Equipo esté pagado;
• los integrantes de un Espacio ven sus reuniones;
• las notas personales del Miembro y sus consultas a la inteligencia artificial no las ve nadie del Equipo mientras permanezca en él;
• los Administradores ven el nombre y el correo de los Miembros; los demás Miembros ven solo los nombres (o el correo de quien no registró nombre);
• el panel administrativo del Responsable muestra el nombre del Equipo, el correo de quien paga y cifras (integrantes, asientos y estado del cobro), nunca las reuniones.

Inteligencia artificial: las palabras del diccionario se envían a Anthropic junto con la transcripción. Al consultar un Espacio, se envían las transcripciones de sus reuniones, de la más reciente a la más antigua, hasta un tope; la respuesta no se guarda.

Retiro del Equipo: lo grabado en el Equipo pasa al Titular con las notas del Miembro sobre esas reuniones; se borran sus consultas a la inteligencia artificial sobre ellas; y si la cuenta la creó el Equipo, se elimina con todos sus datos.

Conservación: lo grabado en el Equipo, mientras el Titular lo conserve (puede borrarlo en cualquier momento y se borra si borra su cuenta); al cerrar el Equipo se borran su nombre, sus Espacios, su diccionario y sus invitaciones; las invitaciones no aceptadas se borran treinta (30) días después de vencer; y un Equipo creado y nunca pagado se borra a los siete (7) días.

5.8 Correos electrónicos

El Responsable usa Resend para enviar los correos del sistema: confirmación del correo de la cuenta, invitaciones, recuperación de contraseña, avisos sobre la cuenta (como la elección de navegadores o la renovación de un plan anual), el enlace de una reunión al terminar si el Usuario lo solicitó, los avisos de reuniones compartidas (sin su contenido) y los avisos de ingreso, retiro o cierre de un Equipo. Resend recibe la dirección y el texto de cada correo para entregarlo. Los recibos de pago los envía Polar. El Responsable no envía publicidad.

5.9 Registros técnicos y seguridad

Para la operación y la seguridad del Servicio se guardan: (i) el uso de la inteligencia artificial (fecha, función, modelo, tokens y costo, nunca el texto); (ii) los errores (lugar, código y descripción técnica breve, nunca el contenido de reuniones ni dictados); y (iii) contadores contra abusos, como intentos de contraseña, de compartir o de pago, que se guardan como huellas irreversibles y se borran solos a la hora.

5.10 Panel administrativo

El Responsable usa un panel interno que muestra de cada cuenta cifras y estados: correo, plan, número de reuniones, consumo, navegadores vinculados, estado de la cuenta, cuántas reuniones comparte y con cuántas personas, y de los Equipos los datos indicados en la sección 5.7. No muestra el contenido de las reuniones (transcripciones, notas, comentarios ni resultados de la inteligencia artificial), restricción que impone la base de datos. Desde ese panel se puede cambiar el plan o los límites, enviar un correo de restablecimiento de contraseña, desvincular un navegador, cerrar o reabrir una cuenta y cerrar un Equipo. Cada acción queda registrada (quién, cuándo y sobre qué cuenta) en un registro que no se puede editar ni borrar.

5.11 La lista de espera

Hasta el 19 de octubre de 2026, tolkbit.com tenía un formulario para dejar el correo y recibir el enlace de creación de la cuenta. Ese formulario ya no existe y los datos recogidos con él ya fueron suprimidos.

5.12 Visitas a tolkbit.com

tolkbit.com puede contar sus visitas con Vercel Web Analytics, la herramienta de Vercel, que ya aloja la web (sección 8). No usa cookies ni guarda nada en el navegador. Por cada página vista registra la página, la fecha, el sitio desde el que se llegó, los parámetros de campaña del enlace, el país, la región y la ciudad aproximados, y el tipo de dispositivo, el sistema operativo y el navegador. Para no contar dos veces a la misma persona en un día, Vercel calcula una huella de la visita que descarta a las veinticuatro (24) horas; la dirección IP no se guarda. El Responsable solo ve cifras: no puede saber quién visitó la web. No se usa en tolkbit.com/vincular ni en el Panel.

• Finalidad: saber cuántas personas visitan la web, qué páginas leen y desde dónde llegan.
• Conservación: las cifras, durante el periodo que ofrece el plan de Vercel (entre uno y veinticuatro meses).

6. Datos de los participantes de las reuniones

Las transcripciones contienen las palabras y los nombres de personas que no son Usuarios, que no aceptaron los Términos ni esta Política. Respecto de esos datos, quien decide qué se transcribe, con quién se comparte y cuándo se borra es el Usuario (o el Titular del Equipo), y el Responsable los almacena y procesa por su cuenta para prestar el Servicio. Corresponde al Usuario informar a los participantes y obtener las autorizaciones necesarias antes de transcribir, conforme a la cláusula 15 de los Términos.

El participante que desee ejercer sus derechos sobre una reunión debe dirigirse a quien la grabó o al Titular del Equipo. Si escribe al Responsable, este trasladará la solicitud y colaborará para que se atienda.

7. Datos sensibles y de menores

El Responsable no solicita datos sensibles. Sin embargo, una transcripción puede contener cualquier cosa dicha en una reunión, incluidos datos sensibles de los participantes. El Responsable no los busca, no los clasifica y no los usa para ningún fin propio; la decisión de transcribir corresponde al Usuario (sección 6).

El Servicio está dirigido exclusivamente a mayores de dieciocho (18) años y no recoge a sabiendas datos de menores. Si el Responsable conoce que una cuenta pertenece a un menor, la cierra y suprime sus datos. Cualquier persona puede informarlo a hola@tolkbit.com.

8. Encargados, transmisión y transferencia internacional

Los datos se entregan únicamente a los siguientes Encargados, para que presten un servicio al Responsable y sin autorización para usarlos con fines propios:

Ninguno vende los datos, los usa con fines publicitarios ni entrena modelos con ellos. No hay otros destinatarios: el Servicio no usa rastreadores, analítica publicitaria ni plataformas de correo comercial. Las visitas a tolkbit.com las cuenta Vercel como Encargado, sin cookies (sección 5.12). Google Meet y Zoom no reciben datos del Responsable: los subtítulos los genera la propia plataforma y la Extensión solo los lee en el navegador del Usuario. El audio no sale del computador del Usuario y ningún Encargado lo recibe.

Transmisión internacional. Como muestra la tabla, los datos se almacenan en Brasil y se transmiten a Encargados en los Estados Unidos, bajo sus condiciones de protección de datos. Al otorgar la Autorización (sección 9), el Titular autoriza expresamente esa transmisión, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

9. Autorización del Titular

9.1 Cómo se otorga. Al crear la cuenta, desde la web o por invitación, el Usuario marca cuatro casillas desmarcadas y obligatorias: la autorización del Tratamiento conforme a esta Política, la aceptación de los Términos, la declaración de no encontrarse en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido y la de ser mayor de edad. Sin ellas no se crea la cuenta. Para ingresar a un Equipo se exige además aceptar que lo grabado desde ese día pertenece al Equipo.

9.2 Cuentas anteriores a esta versión. El Panel muestra los cambios y solicita la autorización de esta versión. Mientras el Usuario no la otorgue, sus datos se tratan conforme a la versión que autorizó, y no podrá pagar un plan, compartir una reunión ni ingresar a un Equipo hasta otorgarla.

9.3 Conductas que no constituyen autorización. El silencio, la inactividad o el solo uso del Servicio no se consideran autorización, conforme al Decreto 1074 de 2015.

9.4 Prueba. El Responsable conserva la fecha y hora de cada aceptación y la versión de esta Política y de los Términos aceptada.

9.5 Finalidades autorizadas. Prestar el Servicio descrito en esta Política; mostrar las reuniones a quienes el Usuario las comparta; prestar el Plan Equipo y lo previsto en la sección 5.7; gestionar la suscripción de quien paga; aplicar los límites del plan; enviar los correos del sistema; atender solicitudes; saber, con el origen registrado al crear la cuenta, qué canales traen cuentas (sección 5.2); y mantener la seguridad del Servicio. Cualquier finalidad nueva requerirá una nueva autorización.

9.6 Revocatoria. El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento escribiendo a privacidad@tolkbit.com. Como el Servicio no puede prestarse sin ella, la revocatoria implica el cierre de la cuenta, lo que el Responsable informará previamente para que el Usuario pueda exportar su información.

10. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Además, el Responsable entrega al Usuario sus datos en un archivo que pueda usar en otro servicio, si lo solicita.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

11.1 Responsable de la atención. Las consultas y reclamos los atiende el Responsable en privacidad@tolkbit.com. La solicitud debe identificar al Titular, describir lo que pide y señalar el correo de respuesta. Si la presenta otra persona, debe acreditar su representación.

11.2 Consultas. Se responden dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

11.3 Reclamos. Las solicitudes de corrección, actualización o supresión, o por presunto incumplimiento, se responden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entiende desistido (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

11.4 Requisito de procedibilidad. El Titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Conservación y supresión

12.1 Reuniones. El Usuario puede exportar cualquier reunión a la que tenga acceso y borrar las propias en cualquier momento desde el Panel. El borrado es inmediato y definitivo: elimina la reunión, su transcripción y lo que la inteligencia artificial generó sobre ella, también para las personas con quienes se compartió. Lo que otros exportaron mientras tenían acceso no puede borrarse, porque está en sus equipos. Las reuniones grabadas en un Equipo las borra el Titular o un Administrador.

12.2 Borrado de la cuenta. El Usuario borra su cuenta desde el Panel (Ajustes → Borrar mi cuenta), confirmando con su contraseña y escribiendo BORRAR. Antes se le ofrece descargar todas sus reuniones. Con el borrado se suprimen de inmediato el perfil, las reuniones, las transcripciones, las notas, los resultados de la inteligencia artificial, los navegadores vinculados y lo compartido: las reuniones compartidas desaparecen para quienes las recibieron, se pierde el acceso a las recibidas y se borran las notas, comentarios y consultas sobre ellas. Si el Usuario pertenece a un Equipo, primero pasan al Equipo las reuniones grabadas en él. Si tiene un plan pagado, se cancela en Polar, que conserva los registros del cobro que la ley le exige. Los datos guardados en el Mac se eliminan desinstalando la Aplicación.

12.3 Registros que se conservan. Por deber legal o para la defensa del Responsable, se conservan: (i) la invitación con la que se creó la cuenta (correo, quién invitó, plan y motivo), como prueba de su origen; (ii) el registro de las acciones del panel administrativo sobre la cuenta, con su correo, que no puede alterarse; (iii) los registros de uso de la inteligencia artificial y de errores, asociados solo a un número interno que ya no remite a ningún correo y sin contenido; y (iv) los avisos de pago de Polar, sin el correo, asociados a un número interno, para conciliar cobros e impuestos.

12.4 Copias de seguridad. A la fecha, la base de datos no realiza copias de seguridad automáticas, por lo que lo borrado no puede recuperarse. Si se activan, se conservarán hasta siete (7) días, durante los cuales lo borrado seguirá existiendo en ellas, y esta Política se actualizará antes.

12.5 Vigencia de las bases de datos. Los datos se conservan mientras exista la cuenta y subsista la finalidad que justificó su recolección, o durante el plazo que exija la ley, y luego se suprimen.

13. Seguridad de la información

El Responsable aplica, entre otras, las siguientes medidas:

• toda la información viaja cifrada entre los dispositivos del Usuario y los servidores;
• las contraseñas se almacenan cifradas;
• las llaves de Anthropic, Resend, Polar y administración residen solo en el servidor, nunca en la Aplicación, la Extensión ni las páginas web;
• cada persona solo puede acceder a sus datos, a las reuniones que le compartieron y a lo que le corresponde en su Equipo, restricción impuesta por la base de datos; las notas y las consultas a la inteligencia artificial son de cada quien, también en reuniones compartidas y en Equipos;
• una cuenta nueva no se activa sin confirmar el correo, y los enlaces de invitación son de un solo uso y vencen a los siete (7) días;
• la llave de vinculación de cada navegador se guarda como huella irreversible y puede anularse desde el Panel;
• el acceso al panel administrativo exige volver a ingresar la contraseña y caduca a los treinta (30) minutos;
• la cuenta que controla el dominio tiene verificación en dos pasos.

Incidentes. Si ocurre una violación de seguridad que afecte los datos del Titular, el Responsable le informará por correo dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su confirmación, indicando lo ocurrido, los datos involucrados y las medidas adoptadas. Si afecta datos de un Equipo, informará también a su Titular. Además, la reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

14. Lo que no hacemos

• No vendemos datos personales, a nadie y por ningún motivo.
• No hay publicidad ni rastreadores publicitarios.
• No hay rastreadores ni analítica publicitaria en la web ni en el Panel. Las visitas a tolkbit.com se cuentan, si se cuentan, con Vercel, que ya aloja la web, sin cookies y sin identificar a nadie (sección 5.12).
• No leemos los dictados: no están en el servidor.
• No leemos las reuniones: están en el servidor, pero el panel administrativo no puede mostrarlas; solo las ven las personas que indica esta Política.
• No entrenamos ningún sistema de inteligencia artificial con lo que el Usuario escribe, dicta o transcribe.
• La Extensión no lee nada fuera de las reuniones: solo meet.google.com, las páginas de reunión de zoom.us y, al vincular, tolkbit.com/vincular.
• La web no carga recursos de servidores externos (fuentes, íconos ni scripts): todo sale de tolkbit.com, incluido el contador de visitas de Vercel, que solo recibe lo descrito en la sección 5.12.

15. Datos en los dispositivos del Usuario

15.1 En el Mac (Aplicación de dictado)

El historial puede desactivarse en Ajustes → Historial, y entonces la Aplicación no guarda ni el texto ni el audio. También puede limitarse su tamaño: al superarlo, se borra el dictado más antiguo junto con su audio. El Responsable no tiene acceso a nada de esto.

15.2 En el navegador (Extensión de Chrome)

Nada de lo anterior sale del navegador, salvo las frases y los nombres de quien habló, que se guardan en la cuenta (sección 5.4). Si el Usuario usa "Descargar diagnóstico", se descarga a su equipo un archivo técnico que incluye la dirección de la reunión, los nombres de los participantes y los últimos subtítulos; no se envía a nadie, y el Usuario decide si lo comparte con el Responsable.

15.3 Permisos de la Extensión

La Extensión funciona en meet.google.com, en las páginas de reunión de zoom.us y, solo al vincular la cuenta, en tolkbit.com/vincular. Solicita a Chrome:

• Acceso a Google Meet y a Zoom, para leer los subtítulos, mostrar el panel junto a la reunión y, si hace falta, pedir que se activen los subtítulos. En Google Meet se activan solo para el Usuario; en Zoom se activa la transcripción en vivo de la reunión, y según la configuración del organizador los demás pueden verlo. Mientras transcribe, la Extensión oculta la barra de subtítulos de Meet, ajusta el ancho de la página para no tapar el video y publica una vez el aviso del chat (sección 5.5).
• Acceso a tolkbit.com, solo en tolkbit.com/vincular, para recibir la llave de un solo uso al vincular el navegador.
• Acceso al servidor del Responsable (Supabase, dirección terminada en supabase.co), para guardar las frases y atender las solicitudes a la inteligencia artificial. No se conecta a ningún otro servidor.
• Almacenamiento, para lo descrito en la sección 15.2.
• Alarmas, para enviar cada minuto las frases pendientes.
• Reglas de navegación, solo si el Usuario elige abrir los enlaces de Zoom en el navegador, para convertir el enlace a la versión web de Zoom; no ven ni guardan nada.

No solicita el historial, las pestañas, el micrófono, la cámara, el acceso a todos los sitios ni las cookies, y no descarga ni ejecuta código externo.

En Windows, durante una reunión de Google Meet entre dos personas, la Extensión impide que Meet pase a una conexión directa entre los dos computadores, porque en ella Meet deja de generar subtítulos; la llamada sigue por los servidores de Google.

Conexión con la Aplicación del Mac. La Extensión puede conectarse a la cuenta vinculando el navegador (opción habitual) o con el código que genera la Aplicación (Ajustes → Reuniones). En el segundo caso, la Extensión envía las frases a la Aplicación abierta en el mismo Mac por una conexión local (127.0.0.1, puerto 51383) que no sale del computador, y la Aplicación las guarda en la cuenta.

Compromiso con Google. El uso que Tolkbit hace de la información que recibe a través de la Extensión cumple la Política de datos de usuario de Chrome Web Store, incluidos sus requisitos de uso limitado (https://developer.chrome.com/docs/webstore/program-policies/limited-use). En los términos que exige Google: "The use of information received from Google APIs will adhere to the Chrome Web Store User Data Policy, including the Limited Use requirements." Esos datos se usan solo para prestar lo que describe esta Política; no se venden, no se usan con fines publicitarios ni para determinar solvencia, y no se entregan a terceros, salvo a los Encargados de la sección 8 para prestar el Servicio, a las personas que el Usuario elija al compartir o en su Equipo, o cuando la ley lo exija.

15.4 En el navegador (Panel y sitio web)

El Panel guarda en el navegador la sesión iniciada y la preferencia de tema claro u oscuro; la sesión se borra al cerrarla. tolkbit.com guarda la preferencia de tema (tolkbit-theme) y, solo mientras la pestaña esté abierta, de dónde llegó la visita (tolkbit-llegada: el sitio o la campaña y la página donde entró), que pasa a panel.tolkbit.com/crear únicamente si la persona crea una cuenta (sección 5.2) y se borra al cerrar la pestaña. No se usan cookies, y nada de esto identifica al Usuario ante terceros.

15.5 Permisos de macOS

La Aplicación solicita tres permisos: Micrófono, para grabar solo mientras el Usuario mantiene presionada la tecla de dictado; Accesibilidad, para escribir el texto en el programa activo; y Monitorización de entrada, para detectar la tecla de dictado incluso en otros programas, sin registrar lo que el Usuario escribe. Pueden retirarse en cualquier momento desde Ajustes del Sistema; la función correspondiente dejará de operar.

16. Ámbito territorial

El Servicio no se ofrece a personas ubicadas en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido: no se crean cuentas para ellas, no se dirige publicidad a esos territorios, no se cobra en euros ni en libras y el Servicio solo está en español e inglés. Al crear la cuenta, el Usuario declara no encontrarse en ellos. Atender esos territorios exigiría designar un representante en la Unión Europea, lo que el Responsable no puede asumir por ahora.

17. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde el 22 de octubre de 2026 para las cuentas creadas desde esa fecha y, para las anteriores, desde que el Usuario la autorice en el Panel (sección 9.2). Las modificaciones sustanciales, en especial las relativas a la identificación del Responsable o a las finalidades del Tratamiento, se comunicarán por correo y en el Panel antes de su aplicación; si cambian las finalidades, se solicitará una nueva autorización. Cuando se activen las copias de seguridad, se actualizará la sección 12.4.

Fuentes sobre el tratamiento que hace Anthropic

• Uso de datos para entrenamiento: https://privacy.claude.com/en/articles/7996868-is-my-data-used-for-model-training
• Tiempos de retención: https://privacy.claude.com/en/articles/7996866-how-long-do-you-store-my-organization-s-data